Privacy policy

Gültig ab: 22. April 2018

Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie KnowledgeAgent (alternativ Knowledge Connect) Informationen erhebt, verwendet und weitergibt, und welche Auswahlmöglichkeiten Sie in Bezug auf diese Informationen haben.

Wenn wir uns auf „Knowledgeagent“ oder „Knowledge Connect“ beziehen, meinen wir die Knowledgeagent-Entität, die als Verantwortlicher („Controller“) oder Auftragsverarbeiter („Processor“) Ihrer Informationen agiert.

Anwendbarkeit dieser Datenschutzrichtlinie

Diese Datenschutzrichtlinie gilt für die Online-Tools und die Online-Plattform Knowledge Connect, einschließlich der damit verbundenen Mobil- und Desktop-Apps von Knowledge Connect (gemeinsam die „Services“), knowledgeconnect.de und andere KnowledgeAgent-Websites (gemeinsam die „Websites“) und andere mögliche Interaktionen (z. B. Kundendienstanfragen, Anwenderkonferenzen etc.) zwischen Ihnen und KnowledgeAgent. Falls Sie mit den Bedingungen nicht einverstanden sind, bitten wir Sie von einem Zugriff oder der Nutzung der Services, Websites oder jeglicher anderer Angebote von KnowledgeAgent abzusehen.

Diese Datenschutzrichtlinie gilt nicht für Anwendungen von Drittanbietern oder Software, die sich mit den Services über die Knowledge Connect-Plattform integrieren lässt („Dienste von Drittanbietern“), oder jegliche andere Produkte, Dienstleistungen oder Unternehmen von Dritten. Darüber hinaus regelt eine gesonderte Vereinbarung die Bereitstellung, den Zugriff und die Nutzung der Services (die „Kundenvereinbarung“), einschließlich der Verarbeitung jeglicher Nachrichten, Dateien oder anderen Inhalte, welche durch die Accounts der Services übermittelt wurden (zusammen „Kundendaten“). Die Organisation (z. B. ihr Arbeitgeber oder eine andere Entität oder Person), die der Kundenvereinbarung zugestimmt hat („Kunde“) kontrolliert deren Instanz der Services (ihr „Portal“) und alle damit verbundenen Kundendaten. Falls Sie Fragen zu bestimmten Portal-Einstellungen und Datenschutzpraktiken haben sollten, kontaktieren Sie bitte den Kunden, dessen Portal Sie verwenden.

Welche Daten erheben und empfangen wir

KnowledgeAgent kann Kundendaten und sonstige Informationen und Daten („Sonstige Informationen“) auf verschiedene Art und Weise erfassen und erhalten:

  • Kunden oder Personen, denen von einem bestehenden Kunden der Zugriff auf ein Portal gewährt wird („Autorisierte Benutzer“) übermitteln im Rahmen der Nutzung der Services routinemäßig Kundendaten an KnowledgeAgent.
  • Sonstige Informationen. KnowledgeAgent erfasst, generiert und/oder erhält auch Sonstige Informationen:
  1. Portal- und Account-Informationen. Zum Erstellen oder Aktualisieren eines Portal-Accounts übermitteln Sie oder ihr Kunde (z. B. ihr Arbeitgeber) eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer, ein Passwort, eine Domain und/oder ähnliche Account-Daten.
  2. Angaben zur Benutzung.
    1. Metadaten der Services. Wenn ein Autorisierter Benutzer mit den Services interagiert, werden Metadaten generiert, die zusätzlichen Kontext über die Art und Weise liefern, wie Autorisierte Benutzer arbeiten. So protokolliert Knowledge Connect z. B. die Portalseiten, Suchworte, Funktionen, Inhalte und Links, mit denen Sie interagieren, die geteilten Dateitypen und welche Dienste von Drittanbietern (falls zutreffend) verwendet werden.
    2. Wie bei den meisten Websites und Technologie-Dienstleistungen, die über das Internet bereitgestellt werden, erheben unsere Server automatisch Daten und zeichnen diese in Protokolldateien auf, sobald Sie auf unsere Websites oder Services zugreifen oder diese verwenden. Diese Protokolldaten können z. B. die IP-Adresse sein, die Adresse der Website, die vor der Benutzung der Website oder Services besucht wurde, Browser-Typ und Browser-Einstellungen, das Datum und der Zeitpunkt der Benutzung der Services, Angaben über die Konfiguration des Browsers und über Plug-ins, Spracheinstellungen und Cookie-Daten.
    3. Gerätedaten. KnowledgeAgent kann Daten über das Gerät erheben, auf dem die Services benutzt werden, darunter die Art des Geräts, das verwendete Betriebssystem, die Geräteeinstellungen, die Kennziffern von Anwendungen, eindeutige Gerätebezeichnungen und Absturzinformationen. Welche dieser Anderen Informationen wir erheben, hängt häufig von der Art des verwendeten Geräts und dessen Einstellungen ab.
    4. Wir erhalten Informationen von Ihnen, Ihrem Kunden und anderen Drittanbietern, die uns helfen, Ihren Standort ungefähr zu bestimmen. So können wir z. B. eine von Ihrem Arbeitgeber übermittelte Geschäftsadresse oder eine über Ihren Browser oder Ihr Endgerät empfangene IP-Adresse verwenden, um Ihren ungefähren Standort zu bestimmen.
  • Cookie-Informationen. KnowledgeAgent verwendet auf seinen Websites und Services Cookies und ähnliche Technologien, die uns bei der Erhebung von Sonstigen Informationen unterstützen. Die Websites und Services können ebenso Cookies und ähnliche Tracking-Technologien von Drittanbietern enthalten, die mithilfe der Websites und Services sowie anderen Websites und Online-Diensten Sonstige Informationen über Sie erheben.
  1. Dienste von Drittanbietern. Kunden können Dienste von Drittanbietern für ihr Portal zulassen oder einschränken. In der Regel handelt es sich bei solchen Diensten von Drittanbietern um Software, die sich mit unseren Services integrieren lässt. Kunden können die Aktivierung und Deaktivierung dieser Integrationen für ihr Portal vornehmen. Einmal aktiviert, kann der Drittanbieter eines Dienstes bestimmte Angaben an KnowledgeAgent weitergeben.

Im Allgemeinen ist niemand gesetzlich oder vertraglich zur Bereitstellung von Kundendaten oder Sonstigen Informationen (zusammenfassend „Informationen“) verpflichtet. Bestimmte Informationen werden jedoch automatisch erhoben. Wenn vor diesem Hintergrund einige Informationen, wie z. B. die Einrichtungsdetails eines Portals, nicht angegeben werden, kann dies möglicherweise dazu führen, dass wir die Services nicht erbringen können.

Wie verwenden wir Daten

Kundendaten werden von KnowledgeAgent gemäß den Anweisungen der Kunden verwendet, einschließlich aller anwendbaren Bedingungen in der Kundenvereinbarung und der Verwendung der Service-Funktionalitäten seitens der Kunden und soweit es gesetzlich erforderlich ist. KnowledgeAgent ist der Auftragsverarbeiter („Processor“) von Kundendaten und der Kunde ist der Verantwortliche („Controller“). Der Kunde kann z. B. die Dienste dafür verwenden, um Zugriff auf ein Portal zu gewähren und zu entziehen, Rollen zuzuordnen und Einstellung zu konfigurieren, auf Kundendaten zuzugreifen, diese zu bearbeiten, zu exportieren, zu teilen und zu entfernen sowie seine eigenen Richtlinien auf die Services anzuwenden.

KnowledgeAgent nutzt Sonstige Informationen zur Förderung seiner legitimen Interessen im Zuge des Betriebs unserer Services, Websites und unseres Geschäfts. Genauer gesagt verwendet KnowledgeAgent Sonstige Informationen für Folgendes:

  • Die Bereitstellung, Aktualisierung, Pflege und den Schutz unserer Services, Websites und unseres Geschäfts. Dies umfasst die Verwendung von Sonstigen Informationen, um die Bereitstellung der Services im Rahmen einer Kundenvereinbarung zu unterstützen, Fehler bei der Erbringung der Services oder Probleme in den Bereichen Sicherheit oder Technik zu vermeiden oder zu adressieren, die Nutzung, Trends und anderweitige Aktivitäten zu überwachen oder auf Anfrage von Autorisierten Benutzern.
  • Gemäß geltenden Gesetzen, rechtlichen Verfahren oder Verordnungen.
  • Die Kommunikation mit Ihnen durch die Beantwortung Ihrer Anfragen, Kommentare und Fragen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, verwenden wir die dabei übermittelten Sonstigen Informationen, um auf die Anfrage zu reagieren.
  • Die Entwicklung und Bereitstellung von Tools für Suchen und Produktivität sowie weitere Funktionen. KnowledgeAgent versucht, die Services für bestimmte Portale und Autorisierte Benutzer so nützlich wie möglich zu machen. Zum Beispiel können wir die Suchfunktion mithilfe von Sonstigen Informationen verbessern, um das Ranking und die Relevanz von Inhalten für einen Autorisierten Benutzer zu ermitteln, Vorschläge von Services basierend auf der historischen Nutzung und Vorhersagemodellen zu machen sowie organisatorische Trends und Erkenntnisse zu identifizieren, um so das Benutzererlebnis unserer Services anzupassen oder neue Produktivitätsfunktionen und Produkte zu kreieren.
  • Senden von E-Mails und anderweitiger Kommunikation. Wir können Ihnen E-Mails und Nachrichten im Zusammenhang mit den Services, unserer Technik oder für administrative Zwecke sowie andere Arten von Mitteilungen senden. Wir können auch Kontakt mit Ihnen aufnehmen, um Sie über Änderungen in unseren Services, in unseren Service-Angeboten und wichtige Hinweise im Zusammenhang mit den Services zu informieren, z. B. Sicherheits- und Betrugshinweise. Diese Art der Kommunikation gilt als Bestandteil der Services und kann nicht abgewählt werden. Darüber hinaus versenden wir gelegentlich E-Mails mit Informationen über neue Produkteigenschaften, Werbemitteilungen oder mit anderen Neuigkeiten über Knowledge Connect. Hierbei handelt es sich um Marketing-Nachrichten. Sie können also kontrollieren, ob Sie sie erhalten möchten oder nicht.
  • Für Abrechnung, Account-Verwaltung und andere administrative Belange. KnowledgeAgent muss möglicherweise im Zuge der Rechnungsstellung, der Account-Verwaltung oder aus ähnlichen Gründen Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Wir verwenden Kontodaten, um Accounts zu verwalten und einen Überblick über Rechnungen und Zahlungseingänge zu behalten.
  • Untersuchung und Vermeidung von Sicherheitsproblemen und Missbrauch.

Falls Informationen aggregiert oder um Identifizierungsmerkmale bereinigt werden, sodass sie nicht mehr einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Personen zugeordnet werden können, kann KnowledgeAgent solche Informationen für beliebige geschäftliche Zwecke verwenden. Soweit Informationen einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zugeordnet sind und als personenbezogene Daten gemäß geltendem Datenschutzrecht geschützt sind, werden sie im Rahmen dieser Datenschutzrichtlinie als „Persönliche Daten“ bezeichnet.

Datenaufbewahrung

KnowledgeAgent wird Kundendaten gemäß den Anweisungen der Kunden aufbewahren, einschließlich aller anwendbaren Bedingungen in der Kundenvereinbarung und der Verwendung der Service-Funktionalitäten seitens der Kunden und soweit es gesetzlich erforderlich ist. Abhängig vom Plan der Services können Kunden möglicherweise ihre Aufbewahrungseinstellungen anpassen und diese benutzerdefinierten Einstellungen auf Portal-Ebene oder einer anderweitigen Ebene festlegen. Kunden können zudem unterschiedliche Einstellungen für Nachrichten, Dateien oder andere Arten von Kundendaten festlegen. Die Löschung von Kundendaten und eine anderweitige Verwendung der Services durch die Kunden kann zur Löschung bestimmter und damit verbundener Sonstiger Informationen und/oder dem Bereinigen um Identifizierungsmerkmale führen. KnowledgeAgent kann Sonstige Informationen, die sich auf Sie als Person beziehen, so lange wie nötig für die in dieser Datenschutzrichtlinie beschriebenen Zwecke aufbewahren. Dies kann auch die Aufbewahrung Ihrer Sonstigen Informationen für den Zeitraum nach Deaktivierung Ihres Accounts einschließen, den KnowledgeAgent für die Verfolgung legitimer Geschäftsinteressen, die Durchführungen von Prüfungen, die Einhaltung von (und Demonstration der Einhaltung) rechtlicher Verpflichtungen, die Beilegung von Streitigkeiten und Durchsetzung unserer Vereinbarungen benötigt.

Wie werden Daten von uns weitergegeben und offengelegt

Dieser Abschnitt befasst sich damit, wie KnowledgeAgent diese Daten teilen und weitergeben darf. Die Kunden legen ihre eigenen Richtlinien und Verfahren für die Weitergabe und Offenlegung von Kundendaten fest. KnowledgeAgent hat keine Kontrolle darüber, welche Entscheidungen sie oder Dritte über die Weitergabe bzw. Offenlegung von Kundendaten treffen.

  • KnowledgeAgent wird Kundendaten nur gemäß den Anweisungen der Kunden teilen und weitergeben, einschließlich aller anwendbaren Bedingungen in der Kundenvereinbarung und der Verwendung der Service-Funktionalitäten seitens der Kunden und in Übereinstimmung mit geltendem Recht und rechtlichen Verfahren.
  • Anzeige der Services. Wenn ein Autorisierter Benutzer Sonstige Informationen übermittelt, können diese anderen Autorisierten Benutzern im selben oder in verbundenen Portal angezeigt werden. So kann z. B. die E-Mail-Adresse von Autorisierten Benutzern in ihrem Portal-Profil angezeigt werden.
  • Inhaber, Administratoren, Autorisierte Benutzer und Vertreter oder anderweitige Beschäftigte des Kunden können auf Sonstige Informationen zugreifen, sie bearbeiten oder den Zugriff darauf einschränken. Dies kann z. B. Ihren Arbeitgeber umfassen, der Funktionen der Services verwendet, um Protokolle der Portal-Aktivität zu exportieren, oder auf Ihre Profilangaben zugreift oder diese bearbeitet
  • Dienste von Drittanbietern und Partnern. Wir können externe Unternehmen oder Personen als Dienstleister oder Geschäftspartner mit der Verarbeitung von Sonstigen Informationen und der Unterstützung unseres Unternehmens beauftragen. Solche externen Beteiligten können z. B. für die virtuelle Datenverarbeitung oder Bereitstellung von Speicher-Services herangezogen werden.
  • Aggregierte oder anonymisierte Daten. Wir dürfen aggregierte oder um Identifizierungsmerkmale bereinigte Sonstige Informationen für jeden Zweck verwenden. Wir können z. B. aggregierte oder um Identifizierungsmerkmale bereinigte Sonstige Informationen an potenzielle Neukunden oder Partner für geschäftliche oder Analysezwecke weitergeben, indem wir etwa einem potenziellen KnowledgeAgent-Kunden die durchschnittliche Zeit mitteilen, die auf einem typischen Portal verbracht wird.
  • Zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Falls wir eine Informationsanfrage erhalten, können wir Sonstige Informationen offenlegen, sofern wir Grund zur Annahme haben, dass eine Offenlegung im Einklang mit geltenden Gesetzen, Vorschriften oder rechtlichen Verfahren steht oder darauf basierend vorgeschrieben ist.
  • Im Rahmen der Durchsetzung unserer Rechte, zur Verhinderung von Betrug und zur Gewährleistung der Sicherheit. Zum Schutz und zur Verteidigung der Rechte, des Eigentums bzw. der Sicherheit von KnowledgeAgent oder Dritten, einschließlich der Durchsetzung von Verträgen und Richtlinien, sowie im Zusammenhang mit der Untersuchung und Verhinderung von Betrug oder anderen Sicherheitsproblemen.
  • Mit Zustimmung. KnowledgeAgent kann Sonstige Informationen an Dritte weitergeben, wenn dafür das Einverständnis erteilt wurde.

Sicherheit

KnowledgeAgent nimmt das Thema Datensicherheit sehr ernst. KnowledgeAgent arbeitet hart daran, um die uns von Ihnen zur Verfügung gestellten Sonstigen Informationen vor Verlust, Missbrauch sowie unbefugtem Zugriff und unbefugter Veröffentlichung zu schützen. Dabei berücksichtigen wir die Sensibilität der von uns erhobenen, verarbeiteten und gespeicherten Sonstigen Informationen und den aktuellen Stand der Technik. Angesichts der Natur der Kommunikation und der Technologie zur Informationsverarbeitung kann KnowledgeAgent nicht garantieren, dass Informationen während der Übertragung durch das Internet oder während sie auf unseren Systemen gespeichert oder sich anderweitig in unserer Obhut befinden, vor dem Eindringen Dritter absolut sicher sind.

Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie

KnowledgeAgent kann diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit ändern. Gesetze, Vorschriften und Branchenstandards entwickeln sich stetig weiter, was solche Änderungen erforderlich machen kann. Ein weiterer Grund können Änderungen unseres Geschäftsmodells sein. Wir werden solche Änderungen auf dieser Seite bekanntgeben und empfehlen Ihnen, sich regelmäßig über etwaige Änderungen und den neuesten Stand unserer Datenschutzrichtlinie auf dem Laufenden zu halten. Falls wir Änderungen vornehmen, die erhebliche Änderungen deiner Datenschutzrechte bedeuten, wird KnowledgeAgent Ihnen eine gesonderte Benachrichtigung zukommen lassen, z. B. per E-Mail oder über die Services. Wenn Sie mit den entsprechenden Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie nicht einverstanden sind, sollten Sie Ihren Account für die Services deaktivieren. Kontaktieren Sie den Kunden, wenn Sie die Löschung von Personenbezogenen Daten beantragen möchten, die sich in dessen Besitz befinden.

Datenschutzbeauftragter

Bitte sende eine E-Mail an datenschutz@knowledgeagent.de, um Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten aufzunehmen.

Bestimmung des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen und des Auftragsverarbeiters

Das Datenschutzrecht in bestimmten Gerichtsbarkeiten unterscheidet zwischen dem für die Datenverarbeitung „Verantwortlichen“ („Controller“) und dem „Auftragsverarbeiter“ („Processor“) von Informationen. Im Allgemeinen ist der Kunde der für die Datenverarbeitung von Kundendaten Verantwortliche. Im Allgemeinen ist KnowledgeAgent der Auftragsverarbeiter von Kundendaten und der für die Datenverarbeitung von Sonstigen Informationen Verantwortliche.

Ihre Rechte

Personen in bestimmten Ländern, einschließlich des Europäischen Wirtschaftsraums, verfügen über bestimmte gesetzliche Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten. Vorbehaltlich etwaiger vom Gesetz vorgesehenen Ausnahmen, haben Sie möglicherweise das Recht, Zugriff auf diese Informationen zu verlangen sowie eine Aktualisierung, Löschung oder Korrektur dieser Informationen zu fordern. In der Regel können Sie dies über die Einstellungen und Werkzeuge vornehmen, die über Ihren Account bei den Services zur Verfügung gestellt werden. Falls Sie diese Einstellungen und Werkzeuge nicht nutzen können, kontaktiere bitte den Kunden, um zusätzlichen Zugang oder Hilfe zu erhalten.

Soweit die Verarbeitung Ihrer Personenbezogenen Daten der Datenschutz-Grundverordnung unterliegen, stützt sich KnowledgeAgent zur Verarbeitung Ihrer Daten auf seine legitimen Interessen (wie oben beschrieben). KnowledgeAgent kann auch Sonstige Informationen, die als Ihre Personenbezogenen Daten gelten, für Direktmarketing-Zwecke verarbeiten. Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Personenbezogenen Daten durch KnowledgeAgent zu diesem Zweck jederzeit zu widersprechen.

Datenschutzbehörde

Vorbehaltlich des anwendbaren Rechts steht es Ihnen zu, (i) die Verwendung von Sonstigen Informationen durch KnowledgeAgent, die Ihre Personenbezogenen Daten darstellen, einzuschränken und (ii) eine Beschwerde bei Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde oder bei der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz im nicht-öffentlichen Bereich in Baden-Württemberg einzureichen, was der für KnowledgeAgent verantwortlichen Aufsichtsbehörde entspricht. Falls sich Ihr Wohnsitz innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befindet und Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Personenbezogenen Daten im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aufbewahren, können Sie sich mit Fragen oder Beschwerden an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde wenden:

Aufsichtsbehörde für den Datenschutz im nicht-öffentlichen Bereich in Baden-Württemberg
Innenministerium Baden-Württemberg
Dorotheenstr. 6, 70173 Stuttgart
Tel: +49(0)711-231-4, Fax: +49(0)711-231-5000
E-Mail: datenschutz@im.bwl.de

KnowledgeAgent kontaktieren

Bitte nehmen Sie auch Kontakt mit KnowledgeAgent auf, falls Sie Fragen zur Datenschutzrichtlinie oder den Methoden von KnowledgeAgent haben, oder wenn Sie eines Ihrer gesetzlichen Rechte ausüben möchten. Schreiben Sie an datenschutz@knowledgeagent.de oder an unsere nachfolgende Postanschrift:

KnowledgeAgent GmbH
Augustaanlage 7-11
68165 Mannheim